دبلوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

كود البرنامج : KL-11599

 دبلوم  السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

Executive Secretarial and Office Management Diploma 

باعتماد

AMERICAN INSTITUTE OF PROFESSIONAL STUDIES

هل تريد تطوير مهاراتك، اكتساب المهارات الحديثة التي تزيد من فرص الترقي والنجاح في مجال السكرتارية التنفيذية في المنظمات. 

بعد اجتياز الدبلـــــوم :-

• تكتسب مهارات حديثة للسكرتارية التنفيذية المحترفة.

•  التعامل مع الازمات واتخاذ القرار.

• خلق بيئة عمل ايجابية.

• التغلب على الصعوبات وتحقيق النجاح.

• تستطيع أن تكون السكرتير التنفيذي المحترف تمارس عملك  بمهارة واحترافية.

الفئات المستهدفة:

البرنامج موجه إلى  السكرتارية التنفيذية مدراء المكاتب وكل من يعمل في المجال السكرتارية والادارة  ويريد التطور والترقي واكتساب مهارات حديثة تواكب التطور في سوق العمل المحلي والدولي.

النقاط  الرئيسية للدبلوم:

• مفهوم السكرتارية التنفيذية الحديثة ودورها 

• سلوكيات السكرتير مع ( الذات -- الرؤساء -- الزملاء – الزوار)

• مهارات شخصية وفنية وإدارية لازمة لنجاح السكرتير التنفيذي المحترف

• ادارة العمل الاداري اليومي بكفاءة وتلبية جميع المهام والالتزامات 

• التخطيط اليومي وتحديد الاولويات 

• الهدف S.M.A.R.T  

• نافذة جوهاري 

• التواصل الاداري الفعال مع مختلف المستويات الادارية في المنظمات 

• مهارات الانصات وفن الحوار

• التعامل مع النقد، كيفية التصرف حيال الشكاوي العملاء 

• سرعة البديهة والتعامل مع المواقف الحرجة بذكاء

• انماط شخصيات المديرين وتحويل الضغوط في العمل لتحديات 

• إدارة وقتك ووقت مديرك

• قاعدة باريتو

• الفيل البعيد

• مربع الأولويات

• كيف تقول "لا" 

• الاعداد الجيد وإدارة الاجتماعات والمؤتمرات 

• نظريات الإدارة الحديثة 

• تعلم أسرار القيادة الادارية الفعالة

• القواعد الذهبية للمراسلات الالكترونية " اعتبارات يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات والمذكرات والتقارير"

• متابعة الاداء والتقارير على نحو فعال من الأفراد والإدارات داخل المنظمة وخارجها . 

• حل المشكلات واتخاذ القرارات في الأوقات الصعبة

• كيفية التعامل مع الثقافات المختلفة  

• هل أنت منظم؟ "اختبارات عملية "

• تنظيم وصيانة الملفات "الارشيف الورقي والالكتروني "

• مهارات تقليص العمل الورقي والتعامل مع الروتين

• "نعم" .. "لا" في عمل السكرتير التنفيذي

• حالات عملية 

المحاور العلمية للدبلوم :

المحور الأول: الأساليب الحديثة في التنظيم وتبسيط الإجراءات للسكرتير التنفيذي 

• السكرتارية العالمية في ظل منهجية الحكومة الإلكترونية
• مهارات السكرتارية الحديثة
• الأساليب المكتبية الحديثة الملحقة بالقيادات وكبار المسؤولين
• المهارات السلوكية المتصلة بوظيفة مدير المكتب، وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين.
• الطرق الحديثة في حفظ الوثائق والملفات
• تطوير و تفعيل الادارة المكتبية العليا و السكرتارية بواسطة المفهوم الاداري الحديث
• التمــــيز فى أعمال السكرتارية الحـــديثة وإدارة المكاتب المتـــطـورة
• تطوير الكفاءة الإدارية والتنظيمية لمدراء مكاتب الوزراء و الوكلاء و الإدارة العليا

المحور الثاني: المهارات الإدارية والسلوكية وفن التعامل مع الضغوط لمدراء المكاتب

• فن إدارة وتقوية العلاقات للسكرتير الناجح
• فنون مهــــارات السكرتــــير فى التـــعامل مع الآخريــن
• فن إدارة الوقت الأولويات والمهام الإدارية للسكرتير العصري
• تفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب
• الدور التنظيمي لمدراء المكاتب العليا و السكرتارية التخصصية في إعداد الإجتماعات
• التحضير للمؤتمرات الخاصة بالإدارة العليا

المحور الثالث: المنهج البريطاني لتطوير اعمال السكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب 

• السكرتارية الحديثة وهندرة المكاتب المعاصرة
• المنهج البريطاني لتطوير اعمال السكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب
• مهارات الاتصال والابتكار وإدارة الوقت لمدراء المكاتب
• المنظومة المتكاملة لتخطيط وإعداد وتطوير عمل اللجان المشكلة
• تطبيقات عملية على إستراتيجية بناء الألفة Rapport في مجال السكرتاريا

المحور الرابع: التقنيات الإلكترونية الحديثة في السكرتارية  :

• مفهوم السكرتارية الإلكترونية
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية
• التعرف على الإدارة الالكترونية ومفهومها.
• استخدامات الإدارة الالكترونية في الأعمال المكتبية.
• التطبيقات العملية في الحفظ والأرشيف الكترونياً.
• ما هي الأنظمة الإلكترونية اللازمة لإدارة المكتب إلكترونياً ؟
• ما هي مواصفات مدير المكتب الإلكتروني ؟
• العلاقة بين إدارة المكتب إلكترونياً والإدارة الإلكترونية ؟
• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟
• نماذج وتطبيقات في السكرتارية
• تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج outlock
• إعداد الأجندة الألكترونية باستخدام برنامج outlook
• مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني
• إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج outlook
• الاجتماعات عن بعد
• التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة

المحور الخامس: مهارات التفكير الإبداعي والإبتكار 

• مفهوم مهارات التفكير الإبداعي والابتكار
• مفهوم الابداع والابتكار ومكوناته وسماته
• أحدث آليات الوصول إلى الأفكار والابتكار
• أهمية التمكين من مهارات التفكير الإبداعي وتفعيلها للسكرتير الفعال
• مهارات تنشيط الذاكرة
• مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات

المحور السادس: الإبداع والتميز في الكتابات والمراسلات الحكومية 

• القدرات الجوهرية والمهارات المتكاملة لمدراء مكاتب الادارة العليا والسكرتارية
• الكتابة الإدارية المتميزة
• مهارات إعداد و كتابة التقارير و المحاضر
• تقليــــــص الأعمـــــــــال الورقيــــــــــة فــــــــي المكاتب
• المدخل الابداعى والتنظيمي لإدارة المكاتب العليا بمفاهيم الجودة الشاملة

المحور السابع: التعامل مع زوار المكتب ولغة الجسد الخاصة بالسكرتارية

• أدوار لغة الجسد وخصائصها
• مهارات التعامل مع الزوّار وكبار الشخصيات
• مهارات أسلوب الكلام الجذّاب
• المهارات الصوتية للسكرتير التنفيذي
• دلالات تعبيرات الوجه
• دلالات الاتصال البصري
• دلالات اللمس والمصافحة
• دلالات حركات الجسد
• أحدث الأبحاث التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين

المحور الثامن: تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا

• المفهوم العام للتواصل والاتصال الفعال وأدواته
• نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال الاتصال
• الأنظمة التمثيلية للشخصيات وأثرها في فن الإتصال الفعال
• نموذج الاتصال نافذة جو –هاري THE JOHARI WINDOW MODEL وتطبيقاتها في مجال السكرتاريا
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا
• آليات بناء الألفة و تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل

المحور التاسع: مهارات الاتيكيت الوظيفي 

• مفهوم الإتيكيت وآداب اللياقة الاجتماعية
• مهارات الاتيكيت في اللباس والمظهر وأثرها في نجاح عمل السكرتير
• معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه
• الأخطاء القاتلة بسبب اختلاف الثقافات بين الدّول
• كيف نتعامل مع الأنماط السلوكية المتكررة في سلوك المستفدين من خدمات السكرتاريا
• تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا

المحور العاشر: مهارات السكرتير في إدارة بروتكولات التعامل

• مفهوم البرتوكول
• عناصر فعالية تصرفات السكرتير
• سلوكيات السكرتير مع الذات والرؤساء والزملاء والزوار
• إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكرتاريا
• السكرتارية والإعداد للمقابلات

مثلث منهجية التدريـب المستخدم طبقا لأحداث المستجدات :

• الإلتزام بأرقى المستويات المهنية ومساعدتهم في جميع الأوقات.. وفي كافة الأحوال.

• التركيز على إكساب الجدرارات وليس المعارف والمهارات.

• تحويل الأفكار والمعلومات النظرية الى إجراءات عملية وممارسات تطبيقية.

• إستخدام أنماط جديدة من الممارسات داخل قاعات التدريــب.

• الإجابة على استفساراتهم بشكل فوري .. وبكفاءة وأمانة تامة.

• الإستماع الى متطلباتهم .. وتصميم حلول لتلبيتها.

• إستخدام الألعاب التدريبية ولعب الأدوار والمحاكاه.

• توفير أجواء يسودها الدفء والود .. لضمان تحقيق تجربة تعلم متميزة.

 التكلفة تشمل :

• رسوم الدورة

• شهادة حضور من أرض المعرفة + شهادة من المجلس الأمريكي لإعتماد الشهادات المهنية ِACAC .

• حقيبة الدورة + القرطاسية+ قرص مدمج عليه مادة البرنامج.

• ضيافة يوميا  + غذاء طوال ايام البرنامج

• مكان الانعقاد فندق أربع أو خمس نجوم دبي / ماليزيا / تركيــا /مدريد 

• التوقيت من 8:30 حتى الساعة 3 بعد الظهر

  الجدول الزمني للبرنامج :

الجدول الزمني : 30 ساعة تدريبية  10 محاضرات اون لاين

لمزيد من المعلومات الرجا التواصل عبر الايميل :  info@knowledgeland.ae